Bankeigene Checklisten, eine klare Zuordnung von Unterlagen und ein gemeinsamer Weg für Kunden und Beratung: Die Raiffeisenbank Main-Spessart erweitert den Einsatz von Nextfolder auf das Firmenkundengeschäft. Die ersten Erfahrungen zeigen, wie der Nextfolder Dokumentenaustausch dabei unterstützt – und warum die Bank der Einführung bewusst Zeit gibt.
Leon Roth, der Projektmanager aus der Unternehmensentwicklung der Raiffeisenbank Main-Spessart eG begleitet gemeinsam mit seiner Kollegin Lisa Kirsch die Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements. Als ehemaliger Berater kennt er die Arbeit mit Kunden aus eigener Erfahrung. Heute unterstützt er die Firmenkundenberater:innen dabei, neue Abläufe in ihr Tagesgeschäft zu übernehmen.
Nextfolder ist in der Bank bereits etabliert, unter anderem im Zusammenspiel mit GENOPACE und Dialog Online. Anfang 2026 kommt ein weiterer Einsatzbereich hinzu: die Dokumentenarbeit mit Firmenkunden. Gesucht ist eine gemeinsame Lösung, die über das reine Hochladen von Dateien hinausgeht und den Austausch mit der anschließenden Bearbeitung verbindet.
Ein gemeinsamer Weg für Unterlagen
Zuvor unterscheidet sich das Vorgehen von Berater:in zu Berater:in. Manche fordern Dokumente über SecureDocs an, andere erhalten sie per E-Mail oder über weitere Zugangswege. Die Bank möchte eine einheitliche Arbeitsweise anbieten, ohne ihren Kunden die Wahl des Kommunikationskanals zu nehmen.
„Wir wollen dem Kunden auf gar keinen Fall komplett vorschreiben, wie er mit uns kommuniziert“, erklärt Roth. Wer weiterhin Unterlagen per E-Mail schickt, soll das auch künftig tun können. Gleichzeitig soll der Dokumentenaustausch zum empfohlenen Weg werden: mit einer Struktur, in der sich die Beratung ebenso zurechtfindet wie der Kunde.
Bewährte Checklisten direkt im Prozess
Ein konkreter Ansatzpunkt sind die Checklisten, mit denen einzelne Berater:innen bereits arbeiten. Das Projektteam sammelt diese Vorlagen und hinterlegt sie im Dokumentenaustausch. Bewährte Abläufe werden so in die Anwendung übernommen. Die Listen unterstützen die Unterlagenanforderung und geben zugleich den Kunden Orientierung beim Einreichen ihrer Dokumente.
Die eigenen Checklisten direkt im Dokumentenaustausch hinterlegen und damit arbeiten zu können, ist genial. Allein dadurch entsteht bereits eine spürbare Zeitersparnis.Leon Roth, Projektmanager Unternehmensentwicklung
Wie die Struktur in der Praxis hilft, zeigt sich in den von ihm begleiteten Fällen: Kunden reagieren meist direkt auf die Anforderung und laden Unterlagen in die passenden Kategorien hoch. Wenn die Zuordnung unklar ist, braucht es eine einfache Alternative. Deshalb ergänzt die Bank ihre Checklisten um einen Bereich für weitere relevante Unterlagen. Dort können Kunden Dokumente einstellen, die sie keiner anderen Kategorie zuordnen können.
Die Technik erweitern, das Team mitnehmen
Die technische Umsetzung beschreibt Roth als zügig und unkompliziert. Eine wichtige Voraussetzung: Nextfolder ist in der Bank bereits eingerichtet. Die Erweiterung auf die Firmenkundenberatung baut auf dieser Grundlage auf. Bei den technischen und projektbezogenen Fragen fühlt sich die Bank gut unterstützt durch das Trinext-Team.
Bei der Einarbeitung in die Erweiterung finden sich die Mitarbeiter:innen unterschiedlich schnell zurecht. Leon Roth erklärt dies durch die verschiedenen Methoden, mit denen sich die Mitarbeiter:innen vorher selbst behelfen mussten. Die eine Person mag sich über Jahrzehnte der Berufserfahrung ein Konzept erarbeitet haben, das funktioniert, aber am Ende in der Kommunikation des Teams scheitert. Mit dem Nextfolder Dokumentenaustausch gibt es ein Tool, mit dem das ganze Team auf einer Höhe ist und entsprechend zusammenarbeiten kann.
Doch Veränderung braucht Zeit, vor allem wenn man sich an bestimmte Abläufe gewöhnt hat. Daher setzt die Bank statt auf einen schnellen Stichtag lieber auf wiederholte Vorstellung, Schulung und Austausch. Das Ziel ist, die Berater:innen nicht nur zum Gebrauch zu befähigen, sondern sie vom Nutzen im Tagesgeschäft zu überzeugen.
Weiterentwicklung im direkten Austausch
Dabei zählt für Roth auch, wie die Zusammenarbeit mit dem Softwarepartner funktioniert. Bei Trinext hat das Projektteam einen festen Ansprechpartner. Bei weiterführenden Fragen kommen die zuständigen Kolleg:innen hinzu. Anregungen aus der Bank lassen sich dadurch direkt besprechen.
Entscheidend ist für ihn, dass Trinext Rückmeldungen aufgreift und Nextfolder sichtbar weiterentwickelt. Regelmäßige Updates zeigen den Berater:innen, dass das Team ihre Erfahrungen berücksichtigt. Auch die Entscheider:innen in der Bank schätzen diese Möglichkeit, die Entwicklung mitzugestalten.
Die Zusammenarbeit ist top, kann man nur empfehlen.Leon Roth, Raiffeisenbank Main-Spessart eG
Für Roth liegt der Wert des Projekts deshalb im Zusammenspiel aller Beteiligten. Trinext als starker Partner, der schnell reagiert, wenn man Hilfe benötigt. Für Kunden ist es einfach, Dokumente hochzuladen. Innerhalb der Bank unterstützt ein einheitliches System die Anforderung und Sortierung von Dokumenten.
Das Ergebnis: Kunden und Beratung tauschen Unterlagen aus; die interne Kreditsachbearbeitung kann Dokumente mit Merkmalen und Notizen für die Übergabe ins Archivsystem vorbereiten. Der Dokumentenaustausch ist ein Teil dieses gemeinsamen Prozesses. Diesen Ansatz möchte die Raiffeisenbank Main-Spessart weiter in die Breite bringen – mit der vorhandenen technischen Grundlage und einem Team, das Schritt für Schritt in die neue Arbeitsweise hineinwächst.
Grundlage: Interview mit Leon Roth am 10. September 2026.