Häufig gestellte Fragen

Nextfolder wird überall dort eingesetzt, wo digitale
Dokumente im Bankalltag bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt bis zum
Abschluss des jeweiligen Sachverhaltes in Nextfolder, die abschließende
Archivierung inklusive Bearbeitungsvermerken, Metadaten etc. erfolgt in den
Langzeitarchivsystemen agree21DMS.

An agree21DMS.

In Nextfolder legen Sie „Fälle“ für die verschiedenen Einsatzbereiche an. Ein Fall beinhaltet jeweils eine eigene Aktenstruktur, die Sie zuvor in der Administration frei gestaltet haben.

Beispiel: 
Sie können den Fall „Nachlassbearbeitung“ administrieren und in eigenen Kategorien genau diejenigen Formulare hinterlegen, die für dieses Anliegen benötigt werden. Somit existiert für genau diesen Sachverhalt eine sehr übersichtliche Aktenstruktur, die das korrekte Ablegen von Dokumenten in Ihrem Langzeitarchiv ermöglicht. Die Verknüpfung zu Ihrem Archivsystem funktioniert dabei durch die Angabe einer Ablage- oder Formularnummer für einen Dokumentencontainer in Nextfolder, unabhängig von der Kategorie.

Nextfolder ist für die Anliegen basierte Bearbeitung konzipiert. Dennoch setzen einige Banken Nextfolder auch für eine einfache Postverteilung ein.

Ja.

Hinweis: 
Aus der prozessualen Perspektive sollten Sie die Workarounds zu diesem Vorhaben prüfen. Erste Fragen wie: „Wer entklammert, sortiert aus und scannt die Bestandsakten?“ müssen vorab geklärt sein.
In Zusammenarbeit mit der Firma Exapture GmbH wird dieser Prozess weiter optimiert. Hier existiert eine Schnittstelle vom Scanner direkt ins Nextfolder-System.

• GENOPACE / EUROPACE / BAUFINEX (BaufiSmart und KreditSmart)
• Interhyp
• Upload-Link (Dracoon- bzw. agree21SecureDocs-Account notwendig)
• Manueller Upload von einem lokalen bzw. Netzwerk-Laufwerk
• DialogOnline von finstreet (digital signierte Unterlagen/QES)
• scan2nextfolder App von Exapture (Scanner / MFP)
• doc4bank von pit-con (automatische Posteingangsverteilung)

Ja. Innerhalb eines Vorgangs haben Sie die Möglichkeit, einen Upload-Link zu erzeugen und diesen Link dann Ihrem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde lädt seine Dokumente über diesen Link direkt in den Nextfolder-Vorgang hoch.

Ja. Mit der intelligenten exapture API Integration können Eingangsdokumente direkt, einfach und schnell vom MFP in Nextfolder importiert werden. Besuchen Sie die Webseite zu scan2nextfolder für detailliertere Funktionen.

Ja. In Abhängigkeit von zugewiesenen Benutzerrechten.

Die Dateiformate PDF, JPG und PNG werden von Nextfolder automatisch konvertiert und stehen somit direkt in Ihrem Browser zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Andere Dateitypen wie Excel- oder Word-Dateien können in Nextfolder hochgeladen werden und stehen im Vorgang zum Download zur Verfügung.

Ja. Der Upload aus Drittprogrammen wie IBM Notes via Drag & Drop kann systemseitig unterbunden sein. Die Drag & Drop-Funktionalität hängt mit tief verwurzelten Berechtigungen auf dem verwendeten Computer zusammen, die die Verarbeitung von Dateien aus “fremden Programmen” durch den Mozilla Firefox Browser unterbinden. In diesem Fall muss der Anhang zwischengespeichert und anschließend durch den manuellen Upload nach Nextfolder übertragen werden.

Nein.

Hinweis: 
Nextfolder ist darauf ausgelegt, dem Sachbearbeiter die Kategorisierung so einfach wie möglich zu machen. In vielen Fällen ist diese Art der Bearbeitung effizienter, als die Fehlerquote einer automatischen Erkennung in der nachträglichen Überprüfung/Korrektur zu kompensieren. Einen Antrag mit beispielsweise 150 unsortierten Einzelseiten einer Personenmehrheit mit zwei Objekten können Sie in Nextfolder in unter 5 Minuten kategorisieren und so aufbereiten, dass die Dokumente an Ihr Archivsystem übergeben werden können.
Wurde der Antrag über die Schnittstelle mit GENOPACE eingereicht, wird die durch die digitale Unterlagenakte vorgenommene Dokumentenkategorisierung an Nextfolder übergeben und über eine Matchingtabelle an die Aktenstruktur Ihrer Bank übertragen.

Nein.

Nein.

Das Archivsystem agree21DMS wird unterstützt.

Die Archivierung erfolgt direkt fallabschließend in agree21DMS.

agree21DMS akzeptiert Dokumente mit einer maximalen
Dateigröße von 50 MB. Versuchen Sie einen Export aus Nextfolder auszuführen,
bei dem eine Datei über diese Grenze überschreiten würde, bricht Nextfolder
diesen Export ab. Sie können das entsprechende Dokument anschließend in mehrere
Dokumente aufteilen und den Export erneut ausführen. agree21DMS bekommt von Nextfolder nie eine „zu große“ Datei.

Ja. Es können auch nach einem Export weitere Dokumente in den Vorgang hochgeladen werden, die dann in einem weiteren Export an Ihr Langzeitarchiv übertragen werden.

Bei der Eingabe von Kunden- oder Kontonummern führt Nextfolder eine Prüfziffervalidierung auf Basis der Bundesbank-Datenbank zur Fehlerreduktion durch. Ein Abgleich mit Ihrer Kundendatenbank aus agree21BAP findet aktuell nicht statt. Zur weiteren Reduktion von Fehlern wird es die Möglichkeit geben.

• Antrags- und Vertriebsdokumente
• Antragsdaten
• Provisionsdaten
• Antragsstatus
• Vermittlerdaten
• Hinweise für Produktanbieter
• Voraussichtliches Bearbeitungsdatum
• Zuständiger Kredit-Sachbearbeiter auf der GENOPACE-Plattform
• Komplette Kommunikation zwischen Produzent und Vermittler

Ja. Über Finn werden Dokumente in GENOPACE in der digitalen Unterlagenakte bereitgestellt und stehen somit auch in Nextfolder zur Verfügung.

Die Schnittstelle agree21BAP-Vermittler übergibt die
Dokumente der digitalen Unterlagenakte von GENOPACE in den Dokumentenspeicher
von agree21DMS (agree21DMS-Vorstufe). Hier werden sie an fest definierte
Ablagenummern übertragen. Zur fallabschließenden Archivierung muss jedes
Dokument einzeln aufgerufen werden und mit Metadaten (Kunden-, Konto-, Objekt- und Sicherheitennummer) versehen werden.
Die GENOPACE-Schnittstelle zu Nextfolder geht weiter: Die in
der digitalen Unterlagenakte von GENOPACE erkannten Dokumente werden von
Nextfolder automatisch in der individuellen Aktenstruktur der Bank abgelegt.
Sofern Dokumente spezifischer zugeordnet werden sollen als GENOPACE dies mit
seiner Unterlagenakte tut, ist dies durch Drag-and-drop in Nextfolder schnell
erledigt. Auch können auf diesem Weg Dokumente, die en bloc aus der
Unterlagenakte übertragen werden, z. B. Ausweisdokumente bei einer Personenmehrheit,
aufgetrennt und beim Export jeweils an den Einzel-Personennummern archiviert
werden.
Dokumente können in Nextfolder mit weiteren Informationen
angereichert werden, die beim abschließenden Export in das Langzeitarchiv
übertragen werden, z. B. kann ein als Kontoauszug erkanntes Dokument mit dem
Zusatz „Nachweis Fremdverbindlichkeiten“ oder „Eigenkapitalnachweis“ versehen
werden, um ein schnelleres Auffinden im Archiv zu ermöglichen. Nur wenige
Daten, wie z. B. Kundennummern, ggf. Konto- oder Immobiliennummern sind manuell
zu erfassen, damit ein Nextfolder-Vorgang im Langzeitarchiv Ihrer Bank abgelegt
werden kann. Als Nextfolder-Kunde haben Sie die Möglichkeit, den
Dokumententransport nach agree21BAP zu deaktivieren. Aus GENOPACE freigegebene
Dokumente werden dann ausschließlich an Nextfolder übergeben.

Ja. In der Benutzerverwaltung von Nextfolder legen Sie Ihre Benutzer an, die Sie selbst erstellten Organisationseinheiten zuordnen.

Nextfolder verwendet ein Benutzerrollen-Konzept. Sie können beliebig viele Benutzerrollen anlegen, die beliebige Einzelkompetenzen beinhalten. Anschließend können die Sachbearbeiter einer oder mehreren Rollen ausgestattet werden und erhalten damit eine individuelle Menge von Einzelkompetenzen.

Ja. Ein Download (CSV-Datei) steht Ihnen jederzeit in der Benutzerverwaltung zur Verfügung.

Nachdem ein Vorgang in Nextfolder gelöscht wurde, werden auch alle Daten zu diesem Vorgang aus Nextfolder bzw. von den Servern gelöscht. Das betrifft neben den Dokumenten selbst auch alle Daten zum Anliegen (z.B. Kundendaten). Zur Nachvollziehbarkeit der Abrechnung wird die Nextfolder-Vorgangsnummer zusammen mit dem zuständigen Benutzer und der Anzahl an verbrauchten Seiten in Nextfolder gespeichert. Mit diesen Informationen kann durch die Stapelnummer der genaue Inhalt des Vorgangs in Ihrem Archivsystem nachvollzogen werden, ohne dass Nextfolder noch personenbezogene Daten hält. Auf Wunsch kann ein automatisches Löschen nach dem Erreichen bestimmter Status, z.B. dem erfolgreichen Export des Vorgangs ins Langzeitarchiv eingestellt werden.

Die Einschätzung muss in jedem Haus individuell getroffen werden. Es handelt sich unserer Einschätzung nach und der der meisten unserer Kund:innen bei dem Service Nextfolder um einen isolierten „sonstigen Fremdbezug“. Die operationellen Prozessaufgaben werden ausschließlich von Mitarbeiter:innen der Bank durchgeführt. Die Indizierung der Dokumente wird durch den Einsatz von Nextfolder lediglich technisch vereinfacht. Es handelt sich um eine Maßnahme der technischen Prozessoptimierung ohne Einbeziehung von Fremdleistungen in der Bearbeitung. Sie werden von uns eine entsprechende Bewertungshilfe zu diesem Thema erhalten.

Ja. Wir bieten Ihnen gerne die Option, Nextfolder im Rahmen einer Teststellung auszuprobieren.

Wir richten Ihnen Ihren Account mit einer Muster-Aktenstruktur im Normalfall innerhalb eines Werktages nach Ihrer Anfrage ein.

Nein. Wenn Sie sich für Nextfolder entscheiden, wird dieser Account direkt in die Pilotierungsphase überführt und bisherige Einstellungen (z. B. in der Benutzerverwaltung) werden übernommen.

Die komplette Einführung wird von Trinext remote via online Konferenztool (GoToMeeting / Teams) begleitet, so dass keine Reisetätigkeit notwendig ist. Der Teilnehmerkreis wird jeweils bewusst sehr klein gehalten, um möglichst wenige Kapazitäten Ihres Hauses zu binden.

Der Einführungsprozess teilt sich im Wesentlichen in drei Punkte auf:

• Im Kick-Off-Meeting zur Basiskonfiguration werden organisatorische und prozessuale Einstellungen in Nextfolder vorgenommen und Sie lernen die Einstellungen in Nextfolder kennen. Dieser Termin dauert ca. anderthalb Stunden, Ihrerseits sind im Nachgang Arbeiten von etwa drei bis vier Stunden zu erledigen.
• Die technische Einrichtung dauert eine bis anderthalb Stunden.
• Der dritte Punkt ist das Erlernen der Funktionen von Nextfolder. Hierfür stellen wir Schulungsvideos von gut zwei Stunden zur Verfügung, deren Inhalt von Multiplikatoren Ihres Hauses mit Testdokumenten, die wir ebenfalls bereitstellen, in Ihrer Nextfolder-Instanz nachgestellt werden. In der Phase dieser Übungen sollten Fragen und Unklarheiten gesammelt werden, dann ein Reflexionstermin bei uns gebucht werden, wo wir diese Dinge besprechen und Lösungen aufzeigen werden. Danach sollten die Multiplikatoren ihr Wissen hausintern in die Breite bringen.

Die Erfahrung mit einer Vielzahl unserer Banken zeigt, dass der Einführungsprozess dieser drei Punkte etwa vier bis sechs Wochen Zeit in Anspruch nimmt.

Die Pilotierung von Nextfolder führen Sie grundsätzlich eigenständig durch. Sie werden während des gesamten Pilotierungsprozesses von uns begleitet und wir stehen Ihnen jederzeit für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung. Gerne besprechen wir in einem Erstgespräch auch weitere Möglichkeiten der Begleitung. Auch nach erfolgreicher Einführung unterstützen wir Sie, z. B. bei der Ausweitung des Nextfolder-Einsatzes auf weitere Geschäftsfelder.

Das kann zielführend sein. Im Rahmen der Erstgespräche stimmen wir die Einführungshorizonte nach Ihren Bedürfnissen mit Ihnen ab. Die enge Zusammenarbeit mit Ihren Ansprechpartnern bei GENOPACE ist hierbei für uns selbstverständlich.

Nextfolder wird als „Software as a Service“ (SaaS) angeboten. Sie erwerben eine unternehmensweite Lizenz, welche beliebig viele Anwender beinhalten darf. Ein Vertragsmuster können Sie bei uns anfordern.

Die Kostenstruktur berücksichtigt im Wesentlichen eine Skalierung nach Nutzungsintensität. Für eine individuelle Berechnung sprechen Sie uns gerne an.